Kontrola celna w zakładzie: jakie dokumenty powinny być dostępne przy korzystaniu z personelu zewnętrznego

Kontroli jednostki celnej do spraw zwalczania pracy nierejestrowanej (Finanzkontrolle Schwarzarbeit, FKS) rzadko da się zaplanować. Gdy celnicy stoją przy bramie zakładu, liczy się to, co jest od razu pod ręką. Dla zakładów korzystających z personelu zewnętrznego kontrola celna jest szczególną próbą. Chodzi wtedy nie tylko o własną załogę, lecz także o pracowników z leasingu pracowniczego (niemiecka ustawa AÜG, Arbeitnehmerüberlassung), z umowy o dzieło (Werkvertrag) albo z podwykonawstwa. Kontrolerzy chcą zrozumieć, kto pracuje na terenie zakładu, dla kogo i na jakiej podstawie umownej. Ten tekst pokazuje, jakie dokumenty powinny być uporządkowane przy korzystaniu z personelu zewnętrznego, kto je dostarcza i jak jasno uregulować odpowiedzialności w zakładzie. Nie zastępuje porady prawnej, lecz porządkuje praktykę zakładową.

Ramy zmieniły się ostatnio. Ustawa o modernizacji i cyfryzacji zwalczania pracy nierejestrowanej (Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung) została ogłoszona w niemieckim dzienniku ustaw pod koniec grudnia 2025 roku. W zasadniczej części obowiązuje od 30 grudnia 2025 roku, a poszczególne przepisy stosuje się od 29 czerwca 2026 roku. Uprawnienia kontrolne FKS zostały przez to rozszerzone i w większym stopniu scyfryzowane. Pracodawcy muszą na żądanie udostępniać dokumenty także w formie elektronicznej. Urząd celny może ponadto żądać dostępu do systemów takich jak ewidencja czasu pracy. Do tego dochodzą zautomatyzowane analizy danych, dzięki którym urząd trafniej wybiera zakłady do kontroli. W praktyce oznacza to, że same papierowe segregatory często już nie wystarczą, a także zasoby cyfrowe powinny być łatwe do odnalezienia i czytelne. Jakie szczegółowe obowiązki dotyczą Państwa branży, zależy od Państwa sytuacji. Ocena prawna w konkretnym przypadku pozostaje po stronie Państwa zakładu.

W centrum uwagi stoją cztery grupy dokumentów. Na początku jest umowa, na której opiera się praca: umowa o leasing pracowniczy, umowa o dzieło albo umowa podwykonawcza z jasnym zakresem usługi. Przy leasingu pracowniczym umowa potwierdza także, że podmiot użyczający posiada wymagane zezwolenie. Po drugie plany pracy, z których wynika, kto, kiedy i na jakim stanowisku pracuje. Po trzecie ewidencja czasu pracy z początkiem, końcem i długością pracy. Po czwarte dokumenty tożsamości oraz, tam gdzie to konieczne, potwierdzenie prawa do pracy każdej skierowanej osoby. U pracowników delegowanych z innego państwa UE dochodzi zaświadczenie A1 dotyczące ubezpieczenia społecznego. W niektórych branżach pracownicy muszą ponadto mieć przy sobie dokument tożsamości w trakcie pracy. Te obowiązki dokumentacyjne przy firmach zewnętrznych rozkładają się na kilka podmiotów i właśnie w tym tkwi trudność.

Kontrola celna personelu zewnętrznego oznacza więc przede wszystkim jedno: wyjaśnić odpowiedzialności. Dokumenty dotyczące pracowników dostarcza ten, kto jest ich pracodawcą. Przy leasingu pracowniczym jest to firma partnerska posiadająca wymagane zezwolenie, która ponosi obowiązki pracodawcy; Państwa zakład pozostaje pracodawcą użytkownikiem z obowiązkami w miejscu pracy. Przy umowie o dzieło i przy podwykonawstwie dokumenty dostarcza wykonawca. Państwa zakład przechowuje dokumenty, sam je przegląda i domaga się uzupełnienia brakujących części. To rozsądne, bo urząd celny kontroluje na miejscu, a nie każdy partner jest w tej chwili osiągalny. Sprawdził się rejestr dla każdego partnera: umowa, lista pracowników, plan pracy, czasy pracy, potwierdzenia ubezpieczenia społecznego. Proszę wyznaczyć osobę odpowiedzialną i zastępcę, którzy wiedzą, gdzie wszystko leży. Proszę też ustalić, do kiedy partnerzy zgłaszają nowych pracowników, zanim ci wejdą na teren zakładu.

Przy umowie o dzieło kontrolerzy zwracają szczególną uwagę na odgraniczenie od pozornej umowy o dzieło (Scheinwerkvertrag). Decyduje to, jak praca wygląda w rzeczywistości, a nie tylko to, co stoi w umowie. Czy Państwa mistrz wydaje pracownikom wykonawcy bezpośrednie polecenia? Czy pracują oni wymieszani na Państwa zmianach, według Państwa planu i pod Państwa kierownictwem? Czy rozlicza się godziny zamiast efektu? Wtedy umowa o dzieło może zostać w praktyce oceniona jako ukryty leasing pracowniczy. Przy prawdziwej umowie o dzieło wykonawca organizuje się sam, kieruje swoim zespołem i odpowiada za uzgodniony efekt. Trzy cechy, które odgraniczają umowę o dzieło od pracy tymczasowej, opisujemy na naszej stronie o umowach o dzieło. Każdy model kształtujemy tak, aby był wyraźnie odgraniczony, a to, czego nie potrafimy czysto odgraniczyć, odrzucamy.

Arbeitina pośredniczy i koordynuje. Arbeitina nie jest ani podmiotem użyczającym, ani pracodawcą pracowników. Przejmujemy koordynację umów i dokumentów między firmą partnerską a zakładem użytkownika. W praktyce oznacza to, że łączymy dokumenty, pilnujemy przekazań i dopytujemy, gdy czegoś brakuje. Zanim skierujemy firmę podwykonawczą, musi przedłożyć nam dokumenty, w tym rejestrację działalności i podatkową oraz zaświadczenia A1 tam, gdzie są wymagane. Pośredniczymy przy wybranych firmach podwykonawczych, dla których istnieje pełna dokumentacja umowna; więcej na ten temat na naszej stronie o podwykonawstwie. Odpowiedzialność za dokumenty pracowników pozostaje po stronie danego pracodawcy. Czy dana praca jest prawnie nośna, ocenia sam Państwa zakład jako pracodawca użytkownik.

Jak przebiega kontrola FKS w zakładzie? Kontrolerzy zgłaszają się z reguły na portierni albo u kierownictwa zakładu. Mogą zadawać pytania obecnym pracownikom, wglądać w dokumenty i porównywać jedno i drugie z tym, co zastają na miejscu. Pomaga, gdy wyznaczona osoba jest szybko osiągalna i wie, gdzie leżą rejestry i dostępy cyfrowe. Proszę od razu poinformować firmy partnerskie i podwykonawców, aby brakujące potwierdzenia szybko dotarły. Proszę zanotować, w jakie dokumenty urząd celny wglądał albo które zabrał. Porządek i współpraca nie czynią z kontroli formalności, ale sprawiają, że dzień jest dla wszystkich stron bardziej przewidywalny.

Jak Arbeitina może wcześniej wesprzeć Państwa zakład? Jeśli korzystają Państwo z personelu zewnętrznego albo to planują, przed pierwszym dniem pracy wyjaśniamy, jakie dokumenty dostarcza dany partner i jak przebiega ich przekazanie do Państwa zakładu. Dzięki temu każda strona wie, kto za co odpowiada. Gwarancji co do wyniku kontroli urzędowej nikt nie może poważnie udzielić, także my. Dalsze odpowiedzi dotyczące modeli umów znajdą Państwo na naszej stronie z najczęstszymi pytaniami. Proszę opisać na naszej stronie kontaktowej zakres pracy, liczbę osób i okres. Otrzymają Państwo uczciwą ocenę, który model pasuje i jak uporządkować dokumenty na wypadek kontroli celnej personelu zewnętrznego.