Celní kontrola v provozu: jaké podklady by měly být k dispozici při nasazení externího personálu

Kontrolu ze strany Finanční kontroly nelegální práce (Finanzkontrolle Schwarzarbeit, FKS) lze naplánovat jen zřídka. Když stojí celníci u brány závodu, počítá to, co je okamžitě po ruce. Pro provozy s externím personálem je celní kontrola zvláštní zkouškou. Nejde pak jen o vlastní zaměstnance, ale i o pracovníky z leasingu pracovníků, ze smlouvy o dílo (Werkvertrag) nebo ze subdodávek. Kontroloři chtějí pochopit, kdo v areálu pracuje, pro koho a na jakém smluvním základě. Tento článek ukazuje, jaké podklady by při nasazení externího personálu měly být uspořádaně k dispozici, kdo je dodává a jak v provozu jasně upravit příslušnosti. Nenahrazuje právní poradenství, jen dává řád provozní praxi.

Rámec se v poslední době změnil. Zákon o modernizaci a digitalizaci boje proti nelegální práci (Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung) byl koncem prosince 2025 vyhlášen ve Spolkové sbírce zákonů. V jádru platí od 30. prosince 2025, jednotlivá ustanovení jsou účinná od 29. června 2026. Kontrolní pravomoci FKS se tím rozšířily a jsou více digitalizované. Zaměstnavatelé musejí podklady na vyžádání poskytnout i elektronicky. Celní správa může navíc požadovat přístup k systémům, jako je evidence pracovní doby. K tomu přibývají automatizované analýzy dat, s jejichž pomocí úřad vybírá kontroly cíleněji. Pro praxi to znamená: samotné papírové šanony často už nestačí, i digitální záznamy by měly být dohledatelné a čitelné. Které jednotlivé povinnosti platí pro váš obor, závisí na vaší situaci. Právní posouzení konkrétního případu zůstává na vašem provozu.

Středem pozornosti jsou čtyři skupiny podkladů. Na začátku stojí smlouva, na které nasazení stojí: smlouva o přidělení pracovníků u leasingu pracovníků, smlouva o dílo nebo subdodavatelská smlouva s jasným rozsahem plnění. U leasingu pracovníků smlouva také zachycuje, že poskytovatel má potřebné povolení. Za druhé rozpisy nasazení, z nichž je patrné, kdo kdy a na kterém místě pracuje. Za třetí záznamy o pracovní době se začátkem, koncem a délkou práce. Za čtvrté doklady o totožnosti a tam, kde je to nutné, o oprávnění k práci každé nasazené osoby. U pracovníků vyslaných z jiného státu EU přibývá potvrzení A1 o sociálním pojištění. V některých oborech musejí zaměstnanci navíc mít při práci u sebe doklady totožnosti. Tyto povinnosti vést doklady u externích firem se rozkládají na více ramen, a právě v tom je potíž.

Celní kontrola u externího personálu proto znamená především vyjasnit příslušnosti. Podklady k pracovníkům dodává ten, kdo je jejich zaměstnavatelem. U leasingu pracovníků je to partnerská firma s příslušným povolením, která nese povinnosti zaměstnavatele; váš provoz zůstává uživatelem s povinnostmi v místě nasazení. U smlouvy o dílo a u subdodávek dodává zhotovitel. Váš provoz podklady drží k dispozici, sám je prochází a chybějící části si vyžádá. To je rozumné, protože celní správa kontroluje na místě a ne každý partner je v tu chvíli k zastižení. Osvědčil se registr pro každého partnera: smlouva, seznam osob, rozpis nasazení, časy, doklady o sociálním pojištění. Určete odpovědnou osobu a zástupce, kteří vědí, kde co leží. Stanovte, do kdy partneři ohlásí nové pracovníky, než vstoupí do areálu.

U smlouvy o dílo se kontroloři dívají zvlášť na vymezení vůči zdánlivé smlouvě o dílo (Scheinwerkvertrag). Rozhoduje, jak se nasazení skutečně žije, nejen co stojí ve smlouvě. Dává váš mistr pracovníkům zhotovitele přímo pokyny? Pracují smíšeně ve vašich směnách, podle vašeho plánu a pod vaším vedením? Účtuje se podle hodin místo podle výsledku? Pak může být smlouva o dílo v praxi posouzena jako skryté přidělování pracovníků. U skutečné smlouvy o dílo se zhotovitel organizuje sám, vede svůj tým a dluží dohodnutý výsledek. Tři znaky, které smlouvu o dílo odlišují od agenturního zaměstnávání (Arbeitnehmerüberlassung, AÜG), popisujeme na naší stránce o smlouvách o dílo. Každý model nastavujeme tak, aby se jasně vymezil, a odmítáme to, co nedokážeme čistě vymezit.

Arbeitina zprostředkovává a koordinuje. Arbeitina není poskytovatelem ani zaměstnavatelem pracovníků. Přebíráme koordinaci smluv a dokumentů mezi partnerskou firmou a nasazujícím provozem. Konkrétně to znamená: dáváme podklady dohromady, hlídáme předávání a ozveme se, když něco chybí. Než subdodavatele zprostředkujeme, musí nám předložit podklady, mimo jiné živnostenskou a daňovou registraci a tam, kde je potřeba, potvrzení A1. Zprostředkováváme vybrané subdodavatele s kompletní smluvní dokumentací, více na naší stránce o subdodávkách. Odpovědnost za podklady pracovníků zůstává u příslušného zaměstnavatele. Zda je nasazení právně v pořádku, posuzuje sám váš provoz jako uživatel.

Jak probíhá kontrola FKS v provozu? Kontroloři se zpravidla ohlásí na vrátnici nebo u vedení provozu. Mohou se ptát přítomných zaměstnanců, nahlížet do podkladů a obojí porovnávat s tím, co na místě zjistí. Pomůže, když je určená osoba rychle k zastižení a ví, kde leží registr a digitální přístupy. Informujte ihned partnerské firmy a subdodavatele, aby chybějící doklady rychle doplnili. Poznamenejte si, do kterých podkladů celní správa nahlédla nebo které si odnesla. Pořádek a spolupráce z kontroly neudělají formalitu, ale udělají den pro všechny zúčastněné předvídatelnějším.

Jak může Arbeitina váš provoz podpořit předem? Pokud externí personál nasazujete nebo plánujete, vyjasníme před prvním dnem nasazení, jaké podklady dodává který partner a jak probíhá předání vašemu provozu. Každá strana tak ví, kdo za co odpovídá. Záruku na výsledek úřední kontroly nemůže seriózně dát nikdo, ani my. Další odpovědi ke smluvním modelům najdete na naší stránce s častými dotazy. Na naší kontaktní stránce popište nasazení, počet a období. Dostanete upřímné posouzení, který model se hodí a jak se podklady pro celní kontrolu externího personálu uspořádaně sejdou.