Проверка таможни на предприятии: какие документы должны быть под рукой при работе со сторонним персоналом

Проверку финансового контроля нелегальной занятости (Finanzkontrolle Schwarzarbeit, FKS) редко удаётся спланировать. Если сотрудники таможни стоят у проходной, значение имеет то, что можно предъявить сразу. Для предприятий со сторонним персоналом проверка таможни становится особым испытанием. Тогда речь идёт не только о собственном коллективе, но и о работниках, пришедших через лизинг персонала, договор подряда (Werkvertrag) или субподряд. Проверяющие хотят понять, кто работает на территории, на кого и на каком договорном основании. Этот материал показывает, какие документы при использовании стороннего персонала должны быть в порядке, кто их предоставляет и как чётко распределить ответственность на предприятии. Он не заменяет юридическую консультацию, а упорядочивает практику предприятия.

В последнее время рамки изменились. Закон о модернизации и цифровизации борьбы с нелегальной занятостью (Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung) был опубликован в Федеральном вестнике законов в конце декабря 2025 года. В основной части он действует с 30 декабря 2025 года, отдельные положения применяются с 29 июня 2026 года. Тем самым полномочия финансового контроля нелегальной занятости по проверке были расширены и в большей мере переведены в цифровой формат. Работодатели обязаны по требованию предоставлять документы и в электронном виде. Кроме того, таможня может потребовать доступ к таким системам, как учёт рабочего времени. К этому добавляется автоматизированный анализ данных, с помощью которого ведомство точнее выбирает объекты проверок. На практике это значит: одних бумажных папок часто уже недостаточно, цифровые данные тоже должны быстро находиться и читаться. Какие конкретные обязанности действуют для вашей отрасли, зависит от вашей ситуации. Правовая оценка в конкретном случае остаётся за вашим предприятием.

В центре внимания четыре группы документов. Первым идёт договор, на котором держится работа: договор о предоставлении персонала при лизинге, договор подряда или договор субподряда с ясным объёмом услуг. При лизинге персонала договор также фиксирует, что арендодатель располагает необходимым разрешением. Во-вторых, графики работ, из которых видно, кто, когда и на каком участке работает. В-третьих, учёт рабочего времени с началом, окончанием и продолжительностью работы. В-четвёртых, подтверждения личности и, где требуется, права на работу каждого задействованного человека. Для работников, командированных из другого государства ЕС, добавляется справка A1 о социальном страховании. В некоторых отраслях работники к тому же обязаны иметь при себе удостоверение личности во время работы. Эти обязанности по документированию при работе со сторонними фирмами распределены между несколькими сторонами, и именно в этом заключается сложность.

Поэтому проверка таможни при стороннем персонале означает прежде всего одно: распределить ответственность. Документы по работникам предоставляет тот, кто является их работодателем. При лизинге персонала это предприятие-партнёр с разрешением на предоставление персонала, которое несёт обязанности работодателя; ваше предприятие остаётся предприятием-заказчиком с обязанностями на месте работы. При договоре подряда и субподряде документы предоставляет исполнитель. Ваше предприятие хранит документы у себя, само их просматривает и запрашивает недостающее. Это разумно, ведь таможня проверяет на месте, и не каждый партнёр в этот момент доступен. Хорошо зарекомендовал себя реестр по каждому партнёру: договор, список персонала, график работ, время, подтверждения по социальному страхованию. Назначьте ответственного и заместителя, которые знают, где что лежит. Установите, до какого срока партнёры сообщают о новых работниках, прежде чем те выйдут на территорию.

При договоре подряда проверяющие особенно смотрят на отграничение от мнимого договора подряда (Scheinwerkvertrag). Решающее значение имеет то, как работа организована на деле, а не только то, что записано в договоре. Даёт ли ваш мастер указания работникам исполнителя напрямую? Работают ли они вперемешку в ваших сменах, по вашему плану и под вашим руководством? Идёт ли оплата по часам, а не за результат? Тогда договор подряда на практике может быть расценён как скрытое предоставление персонала. При настоящем договоре подряда исполнитель организует себя сам, руководит своей бригадой и отвечает за согласованный результат. Три признака, которые отделяют договор подряда от аренды персонала, мы описываем на нашей странице о договорах подряда. Мы выстраиваем каждую модель так, чтобы она чётко отграничивалась, и отказываемся от того, что не можем чётко разграничить.

Arbeitina выступает посредником и координирует. Arbeitina не является ни арендодателем, ни работодателем работников. Мы берём на себя координацию договоров и документов между предприятием-партнёром и предприятием-заказчиком. Конкретно это значит: мы сводим документы воедино, держим передачу под контролем и уточняем, если чего-то не хватает. Прежде чем мы сведём вас с субподрядной компанией, она должна предъявить нам документы, в том числе регистрацию предприятия и налоговый учёт, а также справки A1 там, где они требуются. Мы сводим вас с отобранными субподрядными компаниями, у которых есть полный пакет договорной документации, подробнее на нашей странице о субподряде. Ответственность за документы работников остаётся за соответствующим работодателем. Выдерживает ли работа с правовой точки зрения, оценивает само ваше предприятие как предприятие-заказчик.

Как проходит проверка финансового контроля нелегальной занятости на предприятии? Проверяющие, как правило, обращаются на проходную или к руководству предприятия. Они могут опрашивать присутствующих работников, просматривать документы и сопоставлять и то и другое с тем, что видят на месте. Полезно, если назначенный ответственный быстро доступен и знает, где лежат реестры и цифровые доступы. Сразу сообщите предприятиям-партнёрам и субподрядчикам, чтобы недостающие подтверждения поступили быстро. Запишите, какие документы таможня просмотрела или изъяла. Порядок и сотрудничество не превращают проверку в формальность, но делают этот день более предсказуемым для всех участников.

Как Arbeitina может поддержать ваше предприятие заранее? Если вы используете или планируете сторонний персонал, мы ещё до первого рабочего дня выясняем, какие документы предоставляет соответствующий партнёр и как проходит их передача вашему предприятию. Так каждая сторона знает, кто за что отвечает. Гарантию исхода проверки ведомства серьёзно не может дать никто, в том числе и мы. Другие ответы о договорных моделях вы найдёте на нашей странице FAQ. Опишите на нашей странице контактов задачу, количество и сроки. Вы получите честную оценку того, какая модель подойдёт и как документы для проверки таможни при стороннем персонале будут собраны в порядке.